Réceptionniste / Coordonnateur (trice) aux opérations
08 janvier 2026,
Titre du poste : Réceptionniste / Coordonnateur (trice) aux opérations
Description sommaire du poste :
• Chargé de l’accueil des clients;
• Recevoir et acheminer les appels et les courriels provenant de l’extérieur;
• Prendre les messages avec exactitude et fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme;
• Accueillir les visiteurs, se renseigner sur le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée;
• Seconder la direction dans des tâches administratives nécessitant des compétences supérieures;
Tâches reliées au téléphone et à l’accueil client :
• Opérer un système téléphonique à plusieurs lignes et transférer les appels reçus aux personnes concernées;
• Répondre à tous les appels téléphoniques et aux courriels provenant de l’extérieur avec rapidité, courtoisie et professionnalisme, les transférer rapidement à la personne ou au service concerné;
• Minimiser le temps où les clients sont en attente et leur demander à plusieurs reprises s’ils veulent le demeurer;
• Prendre des messages détaillés lorsque l’appel ne peut pas être acheminé;
• Filtrer les appels téléphoniques provenant de l’extérieur à la demande des directeurs;
• Aviser le responsable du service téléphonique de tout problème concernant le système;
• Mettre à jour et communiquer le répertoire téléphonique des employés de l’entreprise, au besoin.
• Faire le suivi de satisfaction des clients suite à leur entretien;
• Mettre à jour la fiche client lors des appels de satisfaction;
• S’occuper de faire payer les clients : factures / états de comptes, ect..;
• Accueillir les clients et se renseigner sur le but de leur visite;
• Diriger les clients vers le service approprié, prévenir l’employé concerné qu’un client l’attend;
• Communiquer avec les interlocuteurs et les visiteurs de manière professionnelle, affable et efficace.
Tâches administratives :
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels avec rapidité, courtoisie et professionnalisme et prendre les messages destinés au personnel de direction selon les consignes;
• Ouvrir et acheminer le courrier, rédiger des lettres et préparer le courrier sortant;
• Faire le traitement de texte et utiliser tous les logiciels requis pour son fonctionnement;
• Conserver, dans un endroit sûr et de façon confidentielle, les documents destinés aux finances;
• Préparer et acheminer à qui de droit les reçus, factures, états de compte, chèques et autres documents d’ordre administratif;
• Rédiger et préparer la correspondance courante;
• Commander et acheter les fournitures de bureau;
• Voir à l’entretien du matériel de bureau (ex : photocopieuses et des imprimantes, etc.);
• Se tenir au courant des informations de base pertinentes à l’entreprise en vue de servir de personnes-ressources auprès de ceux qui appellent pour obtenir ce genre de renseignements;
• Exécuter les tâches qui demande une attention immédiate en l’absence de l’équipe de direction ;
• Rédiger ou voir à la rédaction de correspondance, formulaires, rapports de fournisseurs et autres documents, selon les directives;
• Préparer dossiers des véhicules neufs et usagés (Physique) et y inclure tous les documents nécessaires;
• Réceptionner les véhicules neufs;
• Préparer contrats et documentation d’échange entre concessionnaire;
• Faire le rappel service client après rdv au service;
• Tout autres tâches connexes.
L’anglais est un atout
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